Cách xuống dòng trong excel áp dụng cho Office 2003-2007-2010-2016

Cách xuống dòng trong excel là thủ thuật được sử dụng khá thường xuyên trong công việc và nhập liệu

Cách xuống dòng trong excel là một trong những thủ thuật thường xuyên sử dụng đặc biệt với những dân văn phòng và thường xuyên dùng đến nó. Xuống dòng bình thường, tự động xuống dòng hay xuống dòng trong 1 ô là những kiến thức cơ bản nhưng không phải ai cũng biết.

Do đó, mình sẽ hướng dẫn các bạn toàn bộ những cách xuống dòng trong excel đầy đủ nhất, đơn giản nhất từ đó giúp các bạn tiết kiệm được thời gian hơn trong công việc.

Các bước thực hiện này áp dụng cho toàn bộ các phiên bản Microsoft Office từ 2003 cho đến 2016 hay kể cả Excel trên MAC.

Excel là gì ?

Microsoft Excel là một ứng dụng văn phòng nổi tiếng được sử dụng rộng khắp trên thế giới
Microsoft Excel là một ứng dụng văn phòng nổi tiếng được sử dụng rộng khắp trên thế giới

Excel là một trong những ứng dụng trong toàn bộ Microsoft Office nổi tiếng được sử dụng trên toàn thế giới với mục đích là ghi lại, trình bài, tính toán và xây dựng những dữ liệu thống kê một cách đơn giản và chuyên nghiệp.

Với thiết kế đầy đủ chức năng cần thiết cho mọi thể loại nhập dữ liệu, tính toán với các cột và dòng phân chia rõ ràng và dễ nhìn.

Đặc biệt đây là phần mềm có phiên bản miễn phí hỗ trợ tích hợp trên toàn bộ các hệ điều hành thông dụng hiện nay trên các máy tính như Windows, MAC.

Trong bất cứ ngành nghề nào, công việc văn phòng nào hầu như đều cần dùng đến Excel như kế toán, ngân hàng, giáo viên…..

Trọn bộ Microsoft Office có nhiều ứng dụng phổ biến và sử dụng rộng rãi như Word, PowerPoint

Các phiên bản Excel mới nhất

Cho đến thời điểm hiện tại thì Microsoft đã cho ra mắt rất nhiều phiên bản Excel khác nhau qua các thời kỳ mà cụ thể:

  • Windows: 3.0 – Excel 95 – 97 – 2000 – XP – 2003 – 2007 – 2010 – 2013 – 2016 – 2019
  • Mac OS: 98 – 2001 – X – 2004 – 2008 – 2011 – 2016

Excel dùng để làm gì ?

Excel được ứng dụng khá nhiều trong các công việc nhập liệu và tính toán
Excel được ứng dụng khá nhiều trong các công việc nhập liệu và tính toán

Về cơ bản những người sử dụng Excel với mục đích chính là nhập liệu, tính toán và lưu trữ những thông tin cần thiết. Ngoài ra, với các chức năng đa dạng thì chúng ta có thể sử dụng Excel để lên kế hoặc học tập, làm việc, kinh doanh một cách đơn giản và vô cùng nhanh chóng.

Không những thế nó được thay thế các thiết bị tính toán truyền thống mà chỉ cần nhập liệu vài dòng lệnh cơ bản là có thể hoàn thành nhanh chóng.

Các hàm cơ bản của Excel được sử dụng phổ biến như:

  • SUM: Tính tổng giá trị những ô được chọn
  • IF: Kiểm tra điều kiện đã chọn đúng hay sai và cho ra kết quả theo yêu cầu
  • VLOOKUP: Giúp bạn tìm thông tin trong một bản hay phạm vi theo tháng.

Và còn nhiều công cụ khác chúng ta có thể tìm hiểu từ từ.

Những loại xuống dòng trong Excel

Quay trở lại vấn đề chính trong bài viết này đó là cách xuống dòng trong excel thì trên cơ bản thủ thuật này vô cùng đơn giản. Tùy vào mục địch của bạn là muốn xuống dòng như thế nào thì sẽ có những tips khác nhau.

Vấn đề nhập liệu trong excel thoạt qua rất đơn giản nhưng đi sâu vào bên trong và muốn thật chuyên nghiệp thì nó không hề đơn giản như bạn nghĩ. Ngay cả việc xuống dòng trong excel cũng có những vấn đề phát sinh đôi khi bạn không nghĩ đến.

Cách xuống dòng trong excel là thủ thuật được sử dụng khá thường xuyên trong công việc và nhập liệu
Cách xuống dòng trong excel là thủ thuật được sử dụng khá thường xuyên trong công việc và nhập liệu

Và đây là 3 dạng xuống dòng thường sử dụng nhiều nhất dù là công việc, học tập:

Enter xuống dòng trong Excel

Đây là cách thực hiện đơn giản và mọi người vẫn thường thao tác nhất vì nó chẳng có gì đặc biệt để nói đến thủ thuật cả. Trong quá trình nhập liệu chúng ta chỉ cần bấm phím Enter thì mặc nhiên nó sẽ được xuống hàng.

Và đây là xuống dòng theo mỗi dòng khác nhau và thường ý nghĩa của nó là vấn đề riêng biệt, tách rời nhau.

Xuống dòng trong 1 ô Excel

Đây mới là thủ thuật chính chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết này đó là trong cùng 1 hàng mà chúng ta muốn cho đoạn văn bản xuống dòng nhưng không thay đổi vị trí.

Nếu chúng ta chỉ sử dụng phím Enter thì không thể được vì vậy mình sẽ hướng dẫn chi tiết trong bài này.

Dù trong một hàng nhưng chúng ta có thể nhập liệu nhiều nội dung khác nhau, xuống dòng một cách bình thường như khi nhập văn bản.

Tự động xuống dòng trong Excel

Còn đây là thủ thuật giúp các đoạn văn bản tự động xuống dòng trong một phạm vi cột và dòng đã được định sẵn. Mặc nhiên sau khi cài đặt cách này chúng ta không còn phải lo lắng sao cho nó xuống hàng nữa.

Những lý do tại sao cần xuống dòng trong ô Excel

Vậy tại sao chúng ta không xuống dòng theo cách bình thường tức là một dòng là một đoạn văn bản, nhập liệu riêng. Nhưng đối với một file excel nhập liệu chuyên nghiệp thì chỉ khi nào 2 nội dung hoàn toàn khác nhau chúng ta mới nên cho nó ở 2 vị trí hàng khác nhau.

Còn nếu vì nội dung nó quá nhiều so với phạm vi cột ô chúng ta thiết kế sẵn thì bắt buộc phải xuống hàng trong ô. Điều này giúp file của chúng ta đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn và không bị ảnh thưởng với các hàm lệnh được cấu hình sẵn.

Đồng thời sau này chúng ta muốn thay đổi một ý gì đó, nội dung gì đó, đoạn hàm tính toán gì đó cũng không gặp phải những rắc rối phát sinh.

Vì vậy kiến thức này hết sức cần thiết và mình khuyên nếu thường xuyên sử dụng công cụ này chúng ta nên tìm hiểu.

Cách xuống dòng trong ô Excel

Nếu như những ai đã sử dụng Excel thường xuyên thì với những thủ thuật này quá đơn giản vì cơ bản nó không quá khó. Tuy nhiên những ai lâu lâu mới sử dụng lại thì nó lại gây ra không ít khó khăn.

Do đó, dù là kiến thức không quá quan trọng nhưng một khi có nhu cầu nó lại vô cùng cần thiết. Còn những bạn thường xuyên dùng nó thì lại quá quan trọng và được ứng dụng thường xuyên.

Các cách dưới đây tùy vào mục đích của mình mà chúng ta có thể áp dụng sao cho  phù hợp nhất với mình. Chúng ta cùng đi vào cách xuống dòng trông 1 ô Excel nhé !

Sử dụng Wrap Text

Sử dụng Wrap Text là thủ thuật sử dụng đơn giản có thể áp dụng trong một số trường hợp nhất định
Sử dụng Wrap Text là thủ thuật sử dụng đơn giản có thể áp dụng trong một số trường hợp nhất định

Thủ thuật này không hẳn là xuống dòng mà khi áp dụng các đoạn văn bản được ngắt dòng trong một phạm vi cột mà chúng ta cài đặt sẵn. Ưu điểm là nó tự động xuống dòng tuy nhiên nó không thể tùy biến được là xuống dòng ở đoạn nào.

Nếu chúng ta sử dụng với mục đích đẹp và gọn file dữ liệu thì đây là cách nên áp dụng.

Cách sử dụng: Chúng ta chỉ cần chọn dòng hoặc cột nào muốn áp dụng sau đó trên thanh tác vụ ở trên chọn Wrap Text là được.

Hàm xuống dòng trong Excel

Sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter sẽ giúp xuống hàng đơn giản và dễ tùy biến
Sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter sẽ giúp xuống hàng đơn giản và dễ tùy biến

Đây là cách mình khuyến khích chúng ta nên sử dụng một phần nó dễ sử dụng, dễ tùy biến giúp chúng ta soạn thảo một cách đẹp mắt và chuyên nghiệp nhất.

Chúng ta sử dụng tổ hợp phím tắt được quy định mặc định trong Excel là được.

Cách sử dụng: Trong đoạn văn bản đang soạn chúng ta chỉ cần chọn tổ hợp phím ngay đoạn muốn xuống dòng Alt + Enter khi đó nó sẽ xuống dòng nhưng vẫn nằm trong cùng một ô của Excel.

Nếu như sử dụng phím Enter không thì nó chỉ xuống một dòng khác của Excel chứ không phải xuống dòng của đoạn văn bản nên chúng ta phải lưu ý.

Sử dụng Format Cells

Cách này chúng ta tiến hành cài đặt hàm cho file Excel là được mà không cần phải thực hiện những thao tác khác.

Bước 1: Click chuột vào đoạn văn bản cần xuống dòng sau đó nhấp chuột phải và chọn tiếp Format Cells.

Bấm chuột phải vào đoạn văn bản chọn Format Cells
Bấm chuột phải vào đoạn văn bản chọn Format Cells

Bước 2: Trong khung tác dụng hiện ra chúng ta chọn tab Aligment -> ngay mục Text Control chọn Wrap Text.

Chọn Wrap Text trong khung hiện ra
Chọn Wrap Text trong khung hiện ra

Cách này chỉ nên áp dụng nếu một trong 2 cách ở trên bị lỗi không thể xuống dòng trong excel.

Lỗi không xuống được dòng trong Excel

Đây là những cách cơ bản và đầy đủ nhất giúp các bạn có thể xuống dòng trong Excel một cách đơn giản và hiệu quả. Tuy nhiên trong một số trường hợp các bạn thực hiện nhưng không được thì có thể là một trong các nguyên nhân sau:

  • Do lỗi bàn phím máy tính bị hư nên khi sử dụng tổ hợp phím không được.
  • Do excel bị lỗi nên dù thực hiện đúng cách nhưng không được. Cách xử lý tốt nhất nên repair hoặc cài lại Office.
  • Do lỗi hệ điều hành đang sử dụng ảnh hưởng đến các ứng dụng liên quan.

Hy vọng với những cách xuống dòng trong Excel này sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình sử dụng máy tính đạt hiệu quả hơn. Nếu có thắc mắc gì có thể liên hệ với Pelasgians để được cập nhật những kiến thức mới nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *